Umlageschlüssel: Betriebskosten gerecht aufteilen

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Sowohl WEG-Verwalter als auch Wohnungseigentümer, die ihre Wohnungen vermieten, müssen sich zumindest einmal die Frage stellen: Mit welchem Umlageschlüssel lassen sich die Betriebskosten am besten abrechnen? In einigen Bereichen wird ihnen diese Entscheidung abgenommen. Bei den Heizungs- und Warmwasserkosten zum Beispiel müssen sie sich an die gesetzlichen Vorschriften halten. In anderen Bereichen haben Vermieter und Verwalter mehr Gestaltungsspielraum.

Für Wohnungseigentümer, die ihre Wohnungen vermieten, ist zunächst wichtig: Sie sollten mit dem Mietern dieselben Verteilerschlüssel vereinbaren, mit denen die Betriebskosten auch innerhalb der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) aufgeteilt werden. Andernfalls droht hoher Aufwand bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung für den Mieter. Denn dieser muss der Umlageschlüssel zugrunde liegen, der im Mietvertrag vereinbart wurde. Vorsicht ist auch geboten, wenn die vermietete Wohnfläche nicht mit der Miteigentumsfläche übereinstimmt. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn eine zur Wohnung gehörige Garage nicht mit vermietet wird. Bei der Betriebskostenabrechnung muss strikt zwischen dem Wohnungseigentum und dem Mietverhältnis getrennt werden. Im Zweifelsfall werden Betriebskosten nach der Wohnfläche umgelegt. Was bei der Umlage nach Wohnflächen wichtig ist und welche Umlageschlüssel zur Abrechnung von Betriebskosten es sonst noch gibt, zeigen wir Ihnen hier im Überblick.

Umlage nach Wohnfläche

Für die Umlage nach Wohnfläche ist das Verhältnis der Fläche der vermieteten Wohnung zur Gesamtwohnfläche des Hauses ausschlaggebend. Wenn Wohnungen leer stehen, muss dies selbstverständlich berücksichtigt werden. Ein Vorteil: Die Wohnfläche ist ein relativ stabiler Umlagemaßstab. Dazu muss die Wohnfläche zunächst errechnet werden. Das ist in der Praxis häufig schwieriger, als es klingt. Während bei preisgebundenen Mietwohnungen gesetzlich geregelt ist, wie die Fläche berechnet wird, gibt es für andere Mietwohnungen keine derartigen Bestimmungen. Wohnungseigentümer, die ihre Wohnungen vermieten, sollten deshalb im Mietvertrag festlegen, wie die Fläche berechnet werden soll. Wichtig dabei: Werden in einem Haus mehrere Wohnungen vermietet, sollte bei allen die gleichen Berechnungsmethode verwendet werden. So kann der Vermieter Abrechnungsschwierigkeiten vermeiden. Bei der Berechnung ist eine Abweichung der tatsächlichen von der im Mietvertrag vereinbarten Wohnfläche von bis zu zehn Prozent rechtlich unerheblich. Bei höherer Abweichung muss die vertraglich vereinbarte Wohnfläche zugrunde gelegt werden.

Verbrauchs- und Verursachungserfassung

Bei diesem Umlageschlüssel wird der Betriebskostenabrechnung der gemessene Verbrauch des Vermieters von Strom, Gas etc. zugrunde gelegt. Voraussetzung dafür ist: In der Mietwohnungen müssen entsprechende Messgeräte beziehungsweise Zähler installiert sein. Wenn Mieter und Vermieter die Umlage nach Verbrauchs- und Verursachungserfassung festgelegt haben, muss der Vermieter die Betriebskosten auch nach der Anzeige auf den Geräten abrechnen. Zudem müssen alle Mieteinheiten des Gebäudes mit Zählern ausgestattet sein.

Umlage nach Personenzahl

Die Betriebskosten nach den in der Wohnung lebenden Personen aufzuteilen klingt zunächst gerecht. Für den vermietenden Wohnungseigentümer ist damit aber hoher Verwaltungsaufwand verbunden. Er muss die Anzahl der Bewohner regelmäßig überprüfen und in der Abrechnung angeben. Ebenfalls berücksichtigt werden müssen Untermieter oder Besucher, die längere Zeit in der Mieteinheit wohnen. Die Schwierigkeit für den Vermieter: Er muss in der Betriebskostenabrechnung aufführen, welche Personenzahl er der Berechnung zugrunde gelegt hat. Zudem muss er beweisen können, dass zum entsprechenden Zeitpunkt auch wirklich so viele Menschen in der Wohnung gelebt haben. Er kann zwar von den Mietern Auskunft darüber verlangen, welche Personen wann in der Wohnung wohnten. Häufig kommt es aber zu Konflikten bei Besonderheiten in den Lebensgewohnheiten oder wenn zum Beispiel eine Familie mit Kleinkindern dort wohnt, deren Verbrauch mit dem von Erwachsenen natürlich nicht vergleichbar ist.

Umlage nach Mieteinheiten beziehungsweise Wohneinheiten

Hier ist das Verhältnis der vermieteten Wohneinheiten zur Gesamtzahl der Wohneinheiten im Gebäude ausschlaggebend. Dieser Umlageschlüssel ist für miteinander vergleichbare Einheiten geeignet. Wohnungen sind miteinander vergleichbar, wenn sie ungefähr gleich groß sind oder die gleichen Leistungen in Anspruch nehmen, zum Beispiel einen Kabelanschluss.

Gemischt genutzte Abrechnungseinheiten

Gibt es in einem Gebäude nicht nur Wohn- sondern auch Gewerbeeinheiten, gelten Besonderheiten bei der Betriebskostenabrechnung. Es kommt zunächst darauf an, ob die Wohnung mietpreisgebunden ist oder nicht. Bei preisgebundenen Wohnungen werden nur die Kosten auf die Wohnraummieter umgelegt, die nach Abzug der auf die geschäftlichen Flächen entfallenden Kosten übrigbleiben. Bei nicht preisgebundenem Wohnraum unterliegen Geschäfts- und Wohnflächen nicht selten einem gemeinsamen Umlageschlüssel: Betriebskosten nach Wohn- und Geschäftsraum aufzuteilen ist hier laut einem Urteil des BGH nur in Ausnahmenfällen geboten.

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