Mitarbeiterin der WEG-Verwaltung zwischen Aktenordnern der Wohnungseigentümer

WEG-Verwaltung als wandelndes Gedächtnis der Wohnungseigentümer

Mitarbeiterin der WEG-Verwaltung zwischen Aktenordnern der Wohnungseigentümer
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Die WEG-Verwaltung bewahrt zahlreiche Unterlagen für die Eigentümergemeinschaft auf. Mit Fragen wie:  „Was wurde doch gleich auf der letzten Versammlung beschlossen?“ oder „Welche Regelung steht nochmal in der Gemeinschaftsordnung?“ wenden sich viele Wohnungseigentümer an ihren WEG-Verwalter. Nach Terminvereinbarung können die Eigentümer selbst Einsicht in die Verwaltungsunterlagen nehmen. Grundsätzlich ist dieses Einsichtsrecht unbeschränkt.

 

Individuelle Zusatzauskünfte zu Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan kann ein Wohnungseigentümer zwar in der Regel nur verlangen, wenn er zuvor die Eigentümergemeinschaft einschaltet (mehr dazu finden Sie unter diesem Link). Möchte ein Wohnungsbesitzer jedoch diese oder andere Unterlagen, wie beispielsweise die Beschlusssammlung der Eigentümergemeinschaft oder die Versammlungsprotokolle, einsehen, kann er sich von der Verwaltung einen Termin geben lassen. Dann kann sich der Eigentümer in den Geschäftsräumen des Verwalters die gewünschten Papiere ansehen. Kopien schicken muss ihm der Hausverwalter zwar nicht. Jedoch muss er dem Wohnungsbesitzer zumindest die Gelegenheit geben, sich die Verwaltungsunterlagen beim Termin auf eigene Kosten zu kopieren. Ansonsten kann der Verwalter dies gegen Entgelt auch selbst tun.

Unterlagen, die die WEG-Verwaltung aufbewahrt

Schriftstücke wie Abrechnungen, Kontobelege und Wirtschaftspläne der Eigentümergemeinschaft bewahrt die WEG-Verwaltung ebenso auf wie beispielsweise die Teilungserklärung, die Versammlungsprotokolle und die gesammelten Beschlüsse der Eigentümer. Manche dieser Unterlagen werden für unbegrenzte Zeit archiviert. Dazu gehören besonders die Teilungserklärung und der grafische Aufteilungsplan sowie die Gemeinschaftsordnung. Aber auch die Beschlusssammlung der Eigentümergemeinschaft und die Protokolle der Versammlungen müssen auf Dauer aufbewahrt werden. Bei einem Verwalterwechsel werden diese Dokumente daher stets an den neuen Verwalter weitergegeben.

Das WEG-Gesetz regelt zwar selbst keine Aufbewahrungsfristen. Unter Juristen ist aber unumstritten, dass für die Verwaltungsunterlagen dieselben Archivierungsregeln gelten, wie sie das Handels- und Steuerrecht jeweils für verschiedene Unterlagentypen festlegt. Das heißt, dass Jahresabrechnungen und Bankbelege wenigstens zehn Jahre lang aufzubewahren sind, ebenso wie die Wirtschaftspläne der WEG. Ihren allgemeinen Schriftverkehr muss die Verwaltung zudem mindestens sechs Jahre lang aufheben.

Die Beschlusssammlung der Wohnungseigentümer-Gemeinschaft

Seit dem 1. Juli 2007 ist jede WEG-Verwaltung per Gesetz verpflichtet, eine Beschlusssammlung zu führen. Darin festgehalten werden müssen sowohl die Beschlüsse der Wohnungseigentümer mit Ort und Datum als auch mögliche gerichtliche Anfechtungen durch einzelne Wohnungsbesitzer und die Gerichtsurteile dazu. Auch „negative Beschlüsse“, mit denen ein Antrag ausdrücklich abgelehnt wurde, gehören in die Beschlusssammlung. Ob diese als Datei, als Loseblattsammlung oder in Form eines Beschlussbuchs geführt wird, liegt ganz im Ermessen des WEG-Verwalters.

Gibt es in einer Eigentümergemeinschaft keinen Verwalter, muss die Gemeinschaft jemand anderen bestimmen, der die Beschlüsse sammelt. Wird niemand ausdrücklich dazu bestimmt, ist der Vorsitzende der Eigentümerversammlung zuständig. Gibt es jedoch eine Hausverwaltung, dann ist sie gegenüber den Wohnungseigentümern in besonderem Maße für eine tadellose Beschlusssammlung verantwortlich: Wenn diese nämlich nicht ordentlich geführt wird, so ist dies laut Gesetz ein zulässiger Grund, der WEG-Verwaltung fristlos zu kündigen.

3 Kommentare

  1. Wie schaut es im WEG aus mit der Verwaltung der Schließanlage bei Eigentumswohnungen.
    Unser Verwalter sagt, er könne nur Schlüssel nachbestellen, wenn der Eigentümer die Schlüssel Nr mitteilt. Habe die Altbau Wohnung gekauft mir wurde beim Kauf weder Schlüssel Nr, noch der Hersteller dieser Schließanlage mitgeteilt. Gebaut und bis jetzt verwaltet wurde, von der Bietigheimer Wohnbau in Bietigheim-Bissingen. Mieter hat die Schlüssel verlegt, hat somit keine Haussclüssel un d keine Wohnungsschlüssel mehr. Schließanlage uralt, wohl aus den 70igerrn

    1. Guten Tag,

      im Grunde hat eine WEG mit verlorenen Wohnungsschlüsseln wenig zu tun. Der Verkäufer Ihrer Wohnung müsste Ihnen die nötigen Angaben mitteilen können. Ansonsten könnte man wohl auch beim Hersteller des Schlüssels anfragen. Meines Wissens steht der Hersteller eines Schlüssels eigentlich meist auf dem Schlüssel drauf.

      Ein Sicherheitshinweis: Falls Schlüssel verloren gehen und die Gefahr besteht, dass sie in die Hände unbefugter Dritter geraten, müssten die Schlösser ausgetauscht werden, um die Gefahr von Einbrüchen zu vermeiden.

      Nebenbei bemerkt ist die Wohnbau Service Bonn GmbH mit der von Ihnen genannten Firma Bietigheimer Wohnbau weder verwandt noch verschwägert 🙂

      Beste Grüße
      Ihr Admin

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