Einsicht in Ordner

Kontrolle der WEG-Verwaltung: BGH präzisiert Einsichtsrecht in Verwaltungsunterlagen

Einsicht in Ordner
© Manuel Tennert – Fotolia.com

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: Um die WEG-Verwaltung zu kontrollieren, haben die Wohnungseigentümer das Recht,  Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu nehmen. Die Frage, wie genau sie dieses Recht in der Praxis ausüben können, beschäftigte erst in diesem Jahr den Bundesgerichtshof (BGH). Daneben war auch das Auskunftsrecht zur Jahresabrechnung und zum Wirtschaftsplan Gegenstand der Gerichtsverhandlung. In seinem Urteil legte der BGH fest: Die Einsicht in Verwaltungsunterlagen findet im Normalfall in den Geschäftsräumen der WEG-Verwaltung beziehungsweise am Wohnsitz des Verwalters statt. Auskünfte zu Wirtschaftsplan und Abrechnung müssen die Wohnungseigentümer grundsätzlich gemeinschaftlich einfordern, etwa per Beschluss auf der Eigentümerversammlung. Von dieser Regel gibt es allerdings Ausnahmen.

Im verhandelten Fall hatte ein Wohnungseigentümer verlangt, dass die WEG-Verwaltung ihm die Möglichkeit zur Einsichtnahme in die Verwaltungsunterlagen direkt am Ort der Wohnanlage gewähren solle, die sich 21 Kilometer vom Sitz der Verwaltung entfernt befand. Hingegen bestand die Verwalterin darauf, dass sich der Wohnungseigner an ihren Geschäftssitz begeben solle, um sein Einsichtsrecht auszuüben. Der Eigentümer bat um die Zusendung von Kopien der Unterlagen und bot an, die Kosten dafür zu übernehmen – ohne Erfolg. Diese Auseinandersetzung, gekoppelt mit einer weiteren Streitfrage, beschäftigte daraufhin mehrere Gerichte bis hinauf zum Bundesgerichtshof. Dieser entschied schließlich: Die Einsicht in die Unterlagen findet im Regelfall in den Räumen der WEG-Verwaltung statt. Dort muss der Wohnungsbesitzer auch die Gelegenheit erhalten, sich die Unterlagen auf seine Kosten zu kopieren oder kopieren zu lassen. Denn der Schwerpunkt der Verwaltertätigkeit liege in den Verwaltungsräumen und nicht am Ort des Wohnhauses. Ob es bei einer zu großen Entfernung zwischen beiden Orten unzumutbar sein kann, sich an den Geschäftssitz der WEG-Verwaltung zu begeben, um Akteneinsicht nehmen zu können, ließ das Gericht offen, da es im vorliegenden Fall keine Rolle spiele.

Das Recht auf Einsichtnahme in die Unterlagen ist allerdings grundsätzlich unbeschränkt. Insbesondere gilt es auch noch nach der Entlastung der WEG-Verwaltung durch die Eigentümerversammlung und nachdem die Versammlung die Jahresabrechnung bereits genehmigt hat. Grenzen sind dem Einsichtsrecht nur durch das allgemeine Verbot rechtsmissbräuchlichen oder schikanösen Handelns laut Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) gesetzt. Das heißt, ein Wohnungseigentümer darf selbstverständlich nicht permanent Einsicht in die Unterlagen verlangen, um die Verwaltung zu schikanieren.

WEG-Verwaltung muss der Eigentümergemeinschaft Auskünfte erteilen

Der zweite Punkt, über den der BGH in seinem Urteil zu entscheiden hatte, betraf die Pflicht der Verwaltung, auf Nachfrage Auskünfte zu Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung zu erteilen. Hierzu entschied das Gericht, dass dieses Recht von den Wohnungseigentümern gemeinschaftlich geltend gemacht werden muss, was beispielsweise durch einen Beschluss der Eigentümerversammlung geschehen kann. Wenn die Gemeinschaft von ihrem Recht jedoch keinen Gebrauch machen will, dann kann auch ein Einzelner Auskunft von der WEG-Verwaltung verlangen. Dies kann er außerdem in jedem Fall dann tun, wenn es um Fragen geht, die nur ihn selbst betreffen. Dann benötigt er für sein Auskunftsbegehren nicht die Zustimmung der anderen Wohnungsbesitzer beziehungsweise der Eigentümerversammlung.

7 Kommentare

  1. Welche Unterlagen außer der Beschluss-Sammlung und den Versicherungsnachweisen sollten sich die Eigentümer beschaffen? Gibt es diesbezgl. eine Liste? Sollte man auch aktuelle Kontoauszüge verlangen um die Instandhaltungsrückstellung nachvollziehen zu können?

  2. Beim Wechsel von einer Jahresabrechnung
    zur nächstfolgenden Jahresabrechnung
    werden von Verwaltern häufig Fehler
    gemacht, die sich fast immer zu Gunsten
    des Verwalters auswirken.
    Daher ist es richtig, die Kontrollmöglich-
    keiten sowohl für den Verwaltungsbeirat
    als auch für die übrigen Miteigentümer
    zu erweitern.
    Der im Augenblick gehandhabte
    Datenschutz geht dabei m.E. viel
    zu weit.

    1. Guten Tag,
      es ist bedauerlich, wenn Sie die Erfahrung gemacht haben, dass sich fehlerhafte Jahresabrechnungen angeblich immer zu Gunsten des Verwalters auswirken. Hier zeigt sich jedenfalls, dass die häufig vorausgesetzte rechtskonforme Verwaltung nicht immer eingelöst wird, sei es aus mangelnder Fachkompetenz, aufgrund der Nutzung veralteter Software oder ganz einfach einer Überlastung der Verwalter. Professionalität ist letztendlich auch eine Frage der Ressourcen, der Personalausstattung und der passenden IT. Ein aktiver Verwaltungsbeirat und eine interessierte Eigentümerversammlung sind noch immer der beste Garant, etwaige Fehlentwicklungen zügig zu identifizieren und abzustellen. Der Datenschutz, der mit seinen Normen quasi alle anderen Rechtsbereiche durchdringt – auch den der WEG-Verwaltung – müssen wir als gegeben hinnehmen. Und Hand aufs Herz: Wer will schon leichtfertig Konflikte innerhalb einer WEG-Gemeinschaft nach außen tragen? Vernünftiger Datenschutz nützt uns allen.

      Viele Grüße,

      Ihre Redaktion

  3. Hallo, die Kommentare auf dieser Seite waren für mich sehr gut, denn ich habe seit einiger Zeit Probleme mit unserer Hausverwaltung. Gutschriften werden nicht ausbezahlt und für Handwerkerarbeiten wird schon im voraus kassiert, obwohl die Arbeiten noch nicht begonnen wurden. Kontrolle und Abnahme der Arbeiten ist gleich null.

    1. Guten Tag,
      wir können Ihren Unmut verstehen. In der Regel ist Ihr Verwalter Ihr erster Ansprechpartner, um all diese Fragen zu beantworten oder zu erklären. Auch Ihr Verwaltungsbeirat – wenn er in Ihrer WEG-Gemeinschaft denn vorhanden ist – steht Ihnen sicher mit Rat und Tat zur Seite. In der Tat ist es ungewöhnlich, dass Handwerkerarbeiten im voraus bezahlt werden, es sei denn, es sind regelmäßige Wartungsintervalle zum monatlichen Festpreis vereinbart worden. Aufträge (z. B. Handwerkerleistungen) dürfen allerdings nur ausgelöst werden, wenn sich genügend Geld auf den WEG-Konten bzw. in der Instandhaltungsrücklage befindet. Falls nein, kann der Handwerker nur in Verbindung mit einer Sonderumlage beauftragt werden, die auf der Eigentümerversammlung beschlossen werden muss. In letzter Konsequenz sollten Sie einen Wechsel Ihres Verwalters in Betracht ziehen, wenn sich die Kritik als berechtigt und dauerhaft erweist. Dafür benötigen Sie allerdings die gesetzlich vorgeschriebene Mehrheit in der Eigentümerversammlung.

      Viele Grüße,

      Ihre Redaktion

  4. darf der Hausverwalter die mit Bezahlung angeforderten Kopien verweigern?
    Darf der Hausverwalter die Einsicht der Rücklagen – wenn mehrere Wohnungen
    in der Anlage vorhanden.- die Auskunft verweigern.
    Ist es dem Hausverwalter gestattet, nur dann Auskunft zu geben, wenn dieser
    dies für notwendig befindet. Seit Jahren werden keine Briefe und Anrufe
    beantwortet, da der Verwalter diese Auskunft nicht für notwendig empfindet.
    Kann Klage gegen den Hausverwalter erhoben werden?

    1. Guten Tag,

      hier scheint ein Fall vorzuliegen, in dem die Kommunikation zwischen WEG-Gemeinschaft und dem Verwalter gestört ist. Man muss unterscheiden zwischen der rechtlichen Auskunftsverpflichtung des Verwalters gegenüber berechtigten Wünschen und Ersuchen einzelner Eigentümer und dem vertrauensvollen Umgang in einem funktionierenden Dienstleisterverhältnis. Wenn es erst so weit gekommen ist, dass die Gerichte über die Berechtigung einzelner Auskunftsersuchen entscheiden müssen, kann man sicherlich nicht mehr von einem Vertrauensverhältnis zwischen WEG und Verwalter sprechen. Sicherlich ist die Übersendung von Kopien gegen Unkostenerstattung für einen Verwalter zumutbar. Wenn aber erwogen wird, gegen den Verwalter zu klagen, sollte die WEG so ehrlich sein und den Verwalter nach Ablauf des Bestellungszeitraums nicht erneut zu beauftragen. Dafür benötigen Sie eine Mehrheit in der Eigentümerversammlung. Wenn ein Beirat in Ihrer WEG existiert, kann dieser sicherlich in der akuten Frage zu den Rücklagen oder zu sonstigen Unterlagen vermittelnd tätig werden.

      Viele Grüße,
      Ihre Redaktion

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