Zensus 2011 – Herausforderung für die WEG-Verwaltung

Im Rahmen der Volkszählung 2011 findet auch eine Zählung der Gebäude und Wohnungen in Deutschland statt. Aus diesem Anlass müssen Haus- und Wohnungseigentümer im Mai umfangreiche Daten an die Behörden übermitteln. Gerade die Hausverwaltung sollte sich schon jetzt auf den Zensus vorbereiten, um den Aufwand beherrschbar zu halten. Ulrich Löhlein, Leiter des Servicecenters Immobilienverwaltung beim Immobilienverband Deutschland (IVD), erläutert im Interview, worauf es ankommt.

Herr Löhlein, inwiefern ist eine WEG-Verwaltung überhaupt vom Zensus betroffen?

Im Rahmen der Volkszählung wird eine Gebäude- und Wohnungserhebung durchgeführt, um neben Bevölkerungsdaten auch Daten zu Wohnsituation und Immobilienbestand zu gewinnen. Dabei sind die Haus- und Wohnungseigentümer sowie die Verwalter auskunftspflichtig. Zwar ist die gesetzliche Auskunftspflicht der WEG-Verwaltung auf einige wenige Angaben begrenzt. Jedoch ist damit zu rechnen, dass zahlreiche Eigentümer die Fragen der Volkszähler an die Hausverwaltung weitergeben oder viele Rückfragen an den Verwalter stellen.

Wie schätzen Sie den damit verbundenen Aufwand für die WEG-Verwaltung ein?

Sehr hoch! Für jedes Gebäude müssen sechs Fragen beantwortet werden, zusätzlich noch einmal neun für jede Wohnung. Nehmen wir ein einfaches Zahlenbeispiel: Angenommen, eine WEG-Verwaltung verwaltet zehn Gebäude mit jeweils fünf Wohnungen. Das entspricht bereits 60 Fragen zum Gebäude und noch einmal 450 Fragen für die 50 Wohnungen. Damit wären insgesamt 510 Fragen zu beantworten. Hinzu kommt noch die notwendige Recherche fehlender Daten.

Ist das überhaupt zu bewältigen?

So ohne weiteres nicht! Wenn ein Verwalter glaubt, den Wohnungseigentümern ihre Fragen so nebenbei per Telefon beantworten zu können, wird er erleben, dass sein Verwaltungsbetrieb still steht. Im Mai 2011 wird er nur noch damit beschäftigt sein, Auskünfte wegen der Volkszählung zu erteilen. Eine WEG-Verwaltung muss sich daher gut auf den Zensus vorbereiten und wird auch zeitlich begrenzt auf zusätzliches Personal zurückgreifen müssen. Dadurch entstehen Kosten, die eigentlich die Eigentümer tragen sollten. Es ist deshalb empfehlenswert, dass sich Verwalter und Eigentümer im Vorfeld auf eine Sondervergütung einigen, durch die die WEG-Verwaltung ihre Kosten decken kann.

Der Zensus bringt nicht nur organisatorisch und finanziell, sondern auch technisch einige Besonderheiten mit sich. Worauf muss sich der Verwalter im Vorfeld einstellen?

Für die elektronische Übermittlung der Zensusdaten sind bestimmte Standards festgelegt worden, die das Dateiformat betreffen. Die Daten können nicht einfach als Word- oder Excel-Dokument abgegeben werden, wie es für den Auskunftspflichtigen am bequemsten ist. Vorgeschrieben ist entweder die Ablieferung über die elektronische Schnittstelle „Core Reporter“ oder als CSV-Datei. Letzteres Format ist mit Microsoft-Standardprogrammen und etwas Know-how erzeugbar. Allerdings sollte sich die WEG-Verwaltung rechtzeitig mit ihrem Softwareanbieter oder EDV-Dienstleister in Verbindung setzen, um die technischen Details zu klären. Ebenso ist es notwendig, sich rechtzeitig online auf dem Zensus-Portal anzumelden.

Es gibt aber doch die Alternative, die Daten auf Papier zu übermitteln?

Ja – aber auch das wird der WEG-Verwaltung nicht gerade leicht gemacht. Denn die standardisierten Fragebögen wurden nicht im leicht bedruckbaren DIN A 4-Format erstellt. Sie haben umlaufende Ränder, um besser maschinell gegriffen und automatisch eingelesen werden zu können. Deshalb verarbeiten Standarddrucker das spezielle Papierformat nicht. Die Bögen müssen somit von Hand ausgefüllt werden, was eine entsprechende Bearbeitungszeit mit sich bringt. Und die Wohnungseigentümer haben nur 14 Tage Zeit, um alle Bögen wieder an die Behörde zurückzuschicken – sonst droht ihnen ein Mahnverfahren mit zusätzlichen Kosten. Es besteht also ein erheblicher Zeitdruck. Deshalb ist der elektronische Weg für eine EDV-technisch bewanderte WEG-Verwaltung sicherlich weniger aufwändig.