In der WEG-Verwaltung Bonn kümmert sich eine Vielzahl von Mitarbeitern um die Betreuung von Wohnungseigentümergemeinschaften. Eine von ihnen ist Antje Clemens. Sie arbeitet mittlerweile seit zehn Jahren in der WEG-Buchhaltung der Wohnbau Service Bonn GmbH und ist beispielsweise für die Kontrolle des Zahlungsverkehrs zuständig. Zudem hilft Frau Clemens den WEG-Beiräten dabei, die Einnahmen und Ausgaben der Eigentümergemeinschaft im Blick zu behalten.
Frau Clemens, können Sie uns Ihre Aufgaben in der WEG-Verwaltung in Bonn bitte kurz erläutern?
Die Buchhaltungsabteilung kontrolliert zunächst, ob das Hausgeld, das die Wohnungseigentümer an die Verwaltung zu zahlen haben, vollständig auf den Konten von Wohnbau Service Bonn eingeht. Mit diesem Geld bezahlen wir dann die Rechnungen der WEG, zum Beispiel für Instandhaltungskosten, Heizung, Strom etc. Außerdem erstellen wir die Jahresabrechnungen für die Eigentümergemeinschaften und übernehmen die monatlichen Abrechnungen mit den Verwaltern.
Kommt es häufiger vor, dass sich WEGs oder einzelne Wohnungseigentümer mit Fragen und Problemen zur Buchhaltung an Wohnbau Service wenden?
Die Eigentümer rufen öfters mit kleineren Fragen in der Zentrale unserer WEG-Verwaltung in Bonn an. Beispielsweise möchten sie wissen, wofür ein bestimmter Geldbetrag aufgewendet wurde. Manchmal gibt es auch Fragen zu einzelnen Buchungen – dann erteile ich gern Auskunft. Außerdem kümmern wir uns um den Kontakt mit Versorgungsunternehmen, wenn zum Beispiel die Zählerstände für Strom oder Wasser nicht stimmen.
Sie arbeiten eng mit den Verwaltungsbeiräten von WEGs zusammen, die oft nicht über umfangreiche Buchhaltungskenntnisse verfügen.
Das stimmt. Viele sind damit anfangs nicht so gut vertraut und müssen sich erst grundlegend in die Zahlenwerke einarbeiten. Deshalb achte ich darauf, die Belegordner, die ich den Beiräten am Jahresende zur Prüfung vorlege, so übersichtlich wie möglich zu halten. Der Kontostand, die Einnahmen und die Ausgaben müssen auch für Laien auf den ersten Blick erkennbar sein.